17.03.16 / Verfasser: Rudolf Kettel

TAX COMPLIANCE - Registrierkassen, Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten von Bargeschäften (INSIKA)

Neben den GOBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) hat das Bundesfinanzministerium in einem BMF-Schreiben am 26.11.2010 zur "Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften" die Anforderungen für die Unternehmen verschärft. Zusätzlich wurde das INSIKA (INtegrierte SIcherheitsystemlösungen für messwertverarbeitende KAssensysteme) für die Umstellung von Kassen beschlossen. Die Umsetzung dieses Projekts muss von den Unternehmen vor dem 01. Januar 2017 abgeschlossen sein. Betroffen sind davon insbesondere Registrierkassen/Taxameter und Waagen mit Kassenfunktion.

In Deutschland gibt es noch keine generelle Pflicht, für Bargeschäfte eine elektronische Registrierkasse zu verwenden.

Nicht buchführungspflichtige Steuerpflichtige, die ihren Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss -Rechnung ermitteln, sind nicht zur Kassenbuchführung verpflichtet. Gleichwohl sind für umsatzsteuerliche Zwecke Einzelaufzeichnungen anzufertigen. Wird freiwillig ein Kassenbuch geführt oder eine Registerkasse benutzt, dann muss auch dieses im vollen Umfang den gesetzlichen Anforderungen genügen. Unabhängig davon haben alle die GOBD zu beachten.

Buchführungspflichtige Steuerpflichtige müssen Bücher und Aufzeichnungen führen. Hierzu zählt auch eine Kassenbuchführung für Bargeschäfte. Die gesetzlichen Bestimmungen sehen keine Festlegung des Kassentyps vor. Somit kommen neben einer Schubladenkasse auch PC gestützte Kassen zum Einsatz.

Wird eine Registrierkasse/Taxameter oder eine Waage mit Kassensystem eingesetzt, dann ist darauf zu achten, dass das System über eine INSIKA-Smartcard verfügt.

Grundsätzlich sind alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich elektronisch erzeugter Rechnungen unverändert und vollständig aufzubewahren. Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass alle Verkaufsvorgänge dokumentiert werden, wenn Warenverkäufe mit Hilfe eines PC-Kassensystems erfasst werden. Dazu gehören: Datum, Zeit, Bediener/Verkäufer, Artikelbezeichnung, Anzahl und Einzelpreis sowie Gesamtpreis. Die Vorlage eines Tagessummenbons (Z-Bon) ist nicht ausreichend.

Die Erfassung der Geschäftsvorfälle muss vollständig erfolgen und es muss die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet sein. Darüber hinaus ist eine Verfahrensdokumentation, die neben einer allgemeinen Beschreibung der eingesetzten Kasse (Bedienungs-und Programmieranleitung) auch eine technische Systemdokumentation über Betriebszeiten und Anwender enthält, vorgeschrieben.

Soweit die Aufbewahrungs- oder Aufzeichnungspflichten nicht beachtet werden, kann die Finanzverwaltung die Anerkennung der Buchhaltung versagen. Liegt ein materieller Mangel vor, dann kann das Finanzamt Sicherheitszuschläge und Hinzuschätzungen vornehmen, welche zu Steuernachzahlungen mit den daraus resultierenden Strafmaßnahmen führen können. Bei einer Verletzung der Organisationspflichten drohen zusätzlich hohe Bußgelder.

Also: Die Frist läuft - und bis zum 31.12.2016 ist es nicht mehr lange hin. Für Rückfragen zu diesem Thema stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Rudolf Kettel