14.09.2017 / Verfasser: Tonia Optenberg

Ersetzendes Scannen

Werden bestimmte Vorschriften eingehalten dürfen Papierdokumente nach dem Einscannen vernichtet werden. Es sei denn außersteuerrechtliche oder steuerrechtliche Vorschriften sprechen dagegen bzw. die Belege sind aus anderen Gründen im Original aufzubewahren.

Nach außersteuerlichen Rechtsnormen sind z.B. notariell beurkundete Verträge; Urkunden, in denen private Rechte verbrieft sind oder Urkunden, die als Beweismittel nur im Original anerkannt werden, stets in Papierform vorzuhalten.

Sonstige Gründe für die Aufbewahrung in Papierform können sein, Herausgabeanspruch eines Dritten auf das Original (z.B. Scheck), Beweiskraft des Originals ist erforderlich oder Zollbelege, auf denen fluoreszierende Stempel gesetzt sind, die von Scannern nicht erfasst werden können.

Sprechen keine anderen Gründe dagegen, dürfen die Originalbelege auch für Zwecke der Umsatzsteuer grundsätzlich vernichtet werden. Der Vorsteuerabzug ist dadurch nicht gefährdet. Allerdings trägt der Steuerpflichtige die Beweislast. Sollten also Daten durch den Scan-Vorgang verloren gehen, so trifft den Steuerpflichtigen daraus die rechtliche Konsequenz (z.B. Verlust Vorsteuerabzug). Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen.

Bewahrt der Unternehmer - neben dem Digitalisat - die Papierunterlagen zusätzlich auf, hat die Finanzverwaltung gleichwohl das Recht, nur auf die gespeicherten Daten zuzugreifen.

Die Vorteile der digitalen Aufbewahrungsform werden nur dann ausgeschöpft, wenn ein paralleles Vorhalten der Papierdokumente nicht mehr erforderlich ist. Die Entscheidung, ob Dokumente zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen, liegt alleine beim Steuerpflichtigen und ist nach wie vor leider mit einer gewissen Unsicherheit verbunden.

Tonia Optenberg
Steuerberaterin